5 sfaturi utile pentru arhivarea documentelor financiar-contabile

Pe ce se bazează succesul în afaceri? Eficiență, competitivitate, perseverență – acestea sunt răspunsurile cel mai des întâlnite. Ce au în comun cele trei condiții ale reușitei antreprenoriale? Organizarea optimă a resurselor reprezintă secretul unui business performant. Ca să gestionați inteligent resursele informaționale ale firmei, vă prezentăm câteva sfaturi pentru arhivarea și păstrarea documentelor financiar-contabile.

Utilizați un sistem de management al documentelor (DMS)

Alegeți un sistem care oferă opțiuni de indexare, căutare avansată și securitate a datelor, pentru a vă asigura că documentele sunt protejate și ușor de găsit. Utilizarea unui sistem de management al documentelor (DMS) aduce numeroase beneficii unei organizații: îmbunătățește eficiența, economisește timp, reduce erorile, facilitează accesul la documente și sporește securitatea datelor.

Un DMS eficient poate ajuta la arhivarea documentelor financiar-contabile, pentru ca acestea să fie mai simplu de identificat și de accesat. De asemenea, contribuie la reducerea consumului de hârtie și ajută la respectarea reglementărilor privind păstrarea și distrugerea documentelor. În plus, un DMS permite accesul remote la documente și oferă un nivel ridicat de securitate a datelor, protejând documentele de pierdere sau furt.

Optimizați spațiul de stocare prin digitalizarea arhivei financiar-contabile

Transformați documentele fizice în format digital prin scanare. Acest lucru nu doar economisește spațiu, dar și facilitează accesul rapid la documente și căutarea eficientă. Asigurați-vă că sistemul de digitalizare ales este securizat și că documentele digitale sunt acceptate de autoritățile fiscale din țara unde activează firma.

În procesul de digitalizare, utilizarea tehnologiei OCR (Optical Character Recognition) poate fi de mare ajutor. Aceasta permite transformarea documentelor scanate în text editabil, face posibilă căutarea cuvintelor cheie în documente și facilitează accesul la informațiile financiar-contabile.

Mențineți un sistem de organizare consecvent

Stabiliți reguli clare pentru denumirea fișierelor și structura de foldere. Organizați documentele financiar-contabile pe ani, tipuri de acte (facturi, chitanțe, rapoarte financiare) și alte criterii relevante pentru afacere. Consistență, coerență, consecvență – acestea sunt modalitățile de realizare a arhivelor fizice și digitale în firma voastră.

Pentru a menține un sistem de organizare consecvent, stabiliți un sistem standardizat de clasificare a documentelor. De exemplu, documentele financiare pot fi clasificate după tipul de tranzacție, data tranzacției, departamentul responsabil etc. Utilizarea unui sistem unitar de numire a fișierelor și crearea unui ghid de referințe asigură utilizarea coerentă a acestui sistem.

Implementați un plan de backup și recuperare a documentelor financiar-contabile

Este important să aveți copii de rezervă ale documentelor importante, atât în format digital, cât și, dacă este posibil, fizic, pentru a preveni pierderea datelor în caz de dezastre naturale, erori umane sau atacuri cibernetice. Asigurați-vă că planul de backup include teste periodice de recuperare a datelor, ca să verificați integritatea copiilor de rezervă.

Există diverse metode de backup, de la cel manual până la soluțiile automatizate și cloud. Colaborați cu o firmă de arhivare documente, care să creeze sistemul optim de arhivare pentru nevoile firmei voastre. Procesul de recuperare a datelor trebuie să fie clar definit și cunoscut de toți cei responsabili. De exemplu, dacă se utilizează o soluție de backup cloud, operatorul ar trebui să știe cum să acceseze și să recupereze datele de pe serverul cloud.

Respectați termenele de păstrare a documentelor financiar-contabile

Asigurați-vă că știți care sunt termenele legale de păstrare a documentelor financiar-contabile în jurisdicția dvs. și respectați aceste termene. Unele documente trebuie păstrate pentru o perioadă specificată prin acte normative, pentru scopuri fiscale sau de audit. După expirarea acestor termene, documentele pot fi distruse, dacă este permis.

Termenele de păstrare a documentelor variază în funcție de țară, regiune, jurisdicție. Este esențial să fiți la curent cu legile locale, naționale și, dacă este cazul, internaționale care afectează afacerea dvs. Acest lucru include înțelegerea specificităților legate de tipuri diferite de documente, cum ar fi facturile, chitanțele, registrele contabile, declarațiile fiscale și documentele de audit.

Prin respectarea sfaturilor prezentate, veți reuși să arhivați documentele financiar-contabile într-un mod sigur, eficient, profesionist!